Valorar y Seleccionar Documentos. Qué es y Cómo se Hace
La fuerte extensión que están teniendo los sistemas de gestión de documentos en el seno de las organizaciones, debido en gran parte al uso generalizado de los documentos electrónicos y al incremento de regulaciones legislativas y normativas en este ámbito, ha comportado que la valoración de documentos haya adquirido un notable protagonismo. Los autores de esta obra proponen una sintética visión de los principios teóricos y de los criterios que guían la valoración para, aprovechando su experiencia laboral y docente en este ámbito, ofrecer unas pautas claras y pragmáticas de cómo afrontar los procesos de evaluación.
Se parte de la premisa de que la valoración debe ser concebida como parte de un sistema de gestión de documentos, de hecho, es uno de sus ejes básicos, sobre el que pivotan elementos como el acceso a los documentos, su preservación o la construcción de la memoria colectiva de una sociedad. Hay en este manual un esfuerzo para mostrar los vínculos de la valoración con otras técnicas propias de la archivística como la identificación, la clasificación o la descripción, evitando en todo momento que sea contemplada como una función aislada.
Derivada de esta premisa, se ofrece una propuesta de formulario de valoración que se estructura teniendo en cuenta las principales normas archivísticas internacionales (ISAD-G, ISAAR-CPF, ISDF). Pero el proceso de valoración tiene necesariamente una finalidad práctica, que es la de aplicar las disposiciones normativas sobre la materia. De esta forma, se ofrecen unas pautas generales a seguir en los procesos de destrucción de documentos, tanto físicos como electrónicos.
